Was muss ich bei der Bezahlung der Gebühren beachten?

Besonders wichtig ist, dass eine Zahlung immer das individuelle Kassenzeichen im Verwendungszweck angibt. Das Kassenzeichen steht auf Seite 1 des Bescheides rechts oben. Nur mit dem Zeichen kann die Stadtkasse die Zahlung dem einzelnen Kundenkonto zuordnen.

Darüber hinaus finden sich auf Seite 2 des Bescheides die Bankverbindungen der Statdtkasse. Die Stadt Dormagen besitzt Konten bei der Sparkasse Neuss sowie bei der VR-Bank. Die Kundinnen und Kunden entscheiden, auf welches der Konten sie lieber einzahlen möchten. Für die Zahlungsabwicklung seitens der Satdtkasse macht es keinen Unterschied, welches Konto genutzt wird.

Gebühren können per Überweisung, per Dauerauftrag oder im SEPA-Lastschriftverfahren bezahlt werden (eine Bareinzahlung bei der Stadtkasse ist NICHT MÖGLICH).
Um das SEPA-Lastschriftverfahren einzurichten, bei dem die Gebühren direkt vom Bankkonto der Kundinnen und Kunden eingezogen werden, muss das entsprechende Formular (Link) ausgefüllt an die Stadtkasse Dormagen gesendet werden. (Hinweis: Ein Lastschriftmandat gilt nie rückwirkend! Fälligkeiten, die vor der Einrichtung des Lastschriftverfahrens angefallen sind, müssen also noch auf andere Art bedient werden)

Ich habe zwei Gebührenbescheide mit dem selben Kassenzeichen erhalten. Welcher der Bescheide gilt nun?

Es gilt immer der Gebührenbescheid, der zuletzt ausgestellt wurde. Für gewöhnlich ergeht ein Bescheid bei neuer Anmeldung, oder wenn sich etwas an den Gebühren verändert hat (Gebührenerhöhung, Gebührenermäßigung, Erstattung usw.). Demnach finden sich die aktuellsten Informationen immer auf dem aktuellsten Bescheid.

Warum erhalte ich einen Gebührenbescheid?

Der Gebührenbescheid informiert darüber, an welchen Fälligkeitsterminen Gebühren in welcher Höhe zu bezahlen sind. Es wird immer ein Gebührenbescheid pro Zahlungspflichtigem als Übersicht für das gesamte Musikschuljahr erstellt. Sobald sich an dieser Übersicht etwas ändert, wird ein neuer Bescheid ausgestellt. Auf dem Bescheid die Zeilen "bisher" und "neu", damit klar wird, an welcher Stelle/Fälligkeit es Änderungen gegeben hat, aufgrund derer ein neuer Bescheid erstellt wurde. 

Bin ich zur Zahlung der Gebühren zum Fälligkeitsdatum verpflichtet?

In aller Kürze: Ja. 
Bei Musikschulgebühren handelt es sich um öffentlich rechtliche Gebühren, die seitens der Stadtkasse eingefordert werden. Die Gebührenpflicht beginnt mit der Aufnahme des Unterrichts bzw. mit dem Zustandekommen eines Instrumentenmietvertrags. Bei Minderjährigen Personen ist die als zahlungspflichtig angegebene Person zur Zahlung verpflichtet.
Sollte es seitens der Kunden versäumt werden, die Gebühren zum angegebenen Fälligkeitstermin zu bezahlen, wird die Stadtkasse die Gebühren anmahnen. Erfolgt auf die Mahnung keine Reaktion, wird ein Vollstreckungsverfahren eingeleitet.

Muss ich auch zahlen, wenn die Gebühr falsch (z. B. zu hoch) berechnet wurde?

Sollte es vorkommen, dass eine Gebühr falsch berechnet wurde, empfiehlt es sich, die Gebühr vorerst dennoch zu bezahlen, damit es nicht zum (kostenpflichtigen!) Mahnverfahren kommt. 
Im Nachgang kann die Berechnung der Gebühr mit den zuständigen Sachbearbeitenden aus dem Büro der Musikschulverwaltung besprochen werden. Sollte sich herausstellen, dass bei der Berechnung ein Fehler unterlaufen ist, wird die zu Unrecht erhobene Gebühr mit dem nächsten Kassenlauf erstattet.

Für welchen Zeitraum wird der Bescheid ausgestellt?

Der Gebührenbescheid betrachtet stets ein gesamtes Musikschuljahr von Anfang November bis Ende Oktober. (Das Musikschuljahr läuft also nicht parallel zum Kalenderjahr oder zum Schuljahr der allgemeinbildenden Schulen.) Der Gebührenbescheid stellt eine Übersicht über alle in diesem Zeitraum fällig werdenden Gebühren dar.

Mir werden Fälligkeitsdaten mit Gebühren angezeigt, die ich bereits bezahlt habe. Warum ist das so?

Der Gebührenbescheid stellt eine Übersicht über alle in einem Musikschuljahr fällig werdenden Gebühren dar.
Wenn eine Änderung an zuküftig fälligen Gebühren eintritt, wird daher auf dem Gebührenbescheid trozdem das ganze Musikschuljahr angezeigt, also auch die Fälligkeiten, die bereits in der Vergangenheit liegen und die bereits bezahlt worden sind.

Wer ist für die Erhebung und damit auch die Höhe der Gebühren zuständig?

Hierfür ist die Musikschule zuständig. Sie meldet der Stadtkasse, welche Kundinnen und Kunden zu welchem Termin Gebühren in welcher Höhe zu bezahlen haben. Die Musikschule erstellt auch den Gebührenbescheid und verschickt ihn an die Kundinnen und Kunden. Die Höher der Gebühren legt die Musikschule in ihrer Satzung und Gebührenordnung fest. 

Schriftverkehr zur Erhebung der Gebühren (Höhe der Gebühr, Fälligkeitsdatum, zahlungspflichtige Person etc.)  bitte an:

Stadt Dormagen
Musikschule
Langemarkstraße 1-3
41539 Dormagen

Schriftverkehr zur Erhebung der Gebühren via E-Mail:
sebastian.hartmann@stadt-dormagen.de
musikschule@stadt-dormagen.de

Wer ist für die Zahlungsabwicklung, und damit auch Mahnung und Vollstreckung, zuständig?

Für den gesamten Prozess der Zahlungsabwicklung sind die Kolleginnen und Kollegen der Stadtkasse zuständig. Die Muskschule meldet dort, welche Kundinnen und Kunden zu welchen Terminen Gebühren in welcher Höhe zu bezahlen haben. Im folgenden prüfen die Mitarbeitenden der Stadtkasse die Kundenkonten auf pünktliche Zahlungseingänge, versenden gegebenenfalls Mahnungen inklusive Mahngebühren (6,- Euro pro Mahnung) und Säumniszuschlägen (zwischen 0,5 und 1,- Euro pro Mahnung) und geben bei weiterhin säumigen Schuldnerinnen und Schuldnern den Vorgang an die Abteilung Vollstreckung weiter, die dann die noch ausstehenden Zahlungen beitreibt.

Schriftverkehr zur Zahlungsabwicklung inklusive SEPA  bitte ausschließlich an:

Stadt Dormagen
Fachbereich Finanzen
Paul-Wierich-Platz 2
41539 Dormagen

Ich habe zu viel gezahlt oder bekomme eine Erstattung. Was muss ich tun, um das Geld zu erhalten?

Im Falle von Überzahlungen oder Erstattungen bereits geleisteter Zahlungen erfolgt bei vorhandenem SEPA-Lastschriftmandat eine Rückerstattung auf das der Stadtkasse bekannte Konto. In allen anderen Fällen erfolgt eine Rückerstattung erst, wenn die Kundinnen und Kunden der Stadtkasse mitteilen,auf welches Konto das Geld erstattet werden soll.

Ich möchte der Stadtkasse ein SEPA-Mandat zum Gebühreneinzug ausstellen. Was muss ich dafür tun?

Bitte füllen Sie das Formular zum Bankeinzug aus. Geben Sie unbedingt das Kassenzeichen der Musikschule an, damit die Zahlungen korrekt zugeordnet werden können. Senden Sie das Formular danach an die folgende Adresse:

Stadt Dormagen
Fachbereich Finanzen
Paul-Wierich-Platz 2
41539 Dormagen

oder per E-Mail an eine der im Kommunalportal als zuständig angegeben Personen.

Mein erwarteter Gebührenbescheid kommt nicht. Was gilt und an wen wende ich mich?

Normalerweise erhalten die Kundinnen und Kunden einen Gebührenbescheid nach einer Neuanmeldung, oder wann immer sich am vorher ergangenen Bescheid etwas verändert hat (Änderungen umfassen u.a. Gebührenermäßigung oder -erhöhung z. B. durch Familienpass, neue Fachanmeldung, Umzug und damit verbundenem Adresswechsel, Abmeldung etc.).

Falls ein Gebührenbescheid zugestellt werden müsste, aber nicht ankommt, steht die Verwaltung der Musikschule für Fragen zur Verfügung und wird auch einen neuen Bescheid auf Nachfrage ausstellen. Ein Versand kann dann auch per Mail erfolgen.

[Die Musikschule bittet zu beachten: Gebührenbescheide werden i.d.R. per Post versendet. Die Zuständigkeit der Musikschule endet damit, dass der Bescheid in die Post gegeben wird. Sollte es dazu kommen, dass der Zustelldienst einen Bescheid nicht oder zu spät zustellt, ist die Musikschule hierfür nicht verantwortlich, sondern der Zustelldienst. Es gilt das Datum, an dem der Bescheid ausgestellt wurde als das Datum des Versands.]

Kann ich gegen einen Gebührenbescheid offiziell Widerspruch einlegen?

Gegen den Bescheid kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch bei der Stadt Dormagen, Paul-Wierich-Platz 2, 41539 Dormagen, erhoben werden. 

Auch wenn Widerspruch eingelegt wird, sind die angeforderten Beträge fristgemäß zu zahlen, es sei denn, dass die Vollziehung des Bescheides ausgesetzt oder Stundung gewährt wurde. Musikschulgebühren sind eine öffentlich-rechtliche Forderung. Zahlungsrückstände müssen deshalb unverzüglich und kostenpflichtig inklusive der anfallenden Säumniszuschläge seitens der Stadt beigetrieben werden. Die Gebühren werden nach der jeweils gültigen Satzung erhoben

Die garantierte Anzahl an Unterrichtseinheiten wurde unterschritten. Wie kann ich eine Erstattung beantragen?

Wenn die garantierte Anzahl von Unterrichtseinheiten aus Gründen unterschritten wurde, die die Musikschule zu vertreten hat, richten Sie eine formlose E-Mail oder ein postalisches Schreiben mit Ihrem Antrag auf Erstattung an die Musikschule:

musikschule@stadt-dormagen.de

Stadt Dormagen
Musikschule
Langemarkstraße 1-3
41539 Dormagen

Ein Beispieltext könnte in etwa so lesen:
"Hiermit bitte ich die Musikschule, für den Unterricht (Teilnehmer, Instrument, Termin) im Musikschuljahr (bitte angeben) den Anspruch auf mögliche Erstattungen zu prüfen."

Sollten Sie hierauf eine positive Rückmeldung erhalten, teilen Sie bitte der Stadtkasse mit, auf welches Konto die Erstattung ausgezahlt werden soll (nicht nötig, falls Sie ein SEPA-Mandat eingerichtet haben).