Die Stadt Dormagen hat in den Jahren 2024 und 2025 die Digitalisierung ihrer Ausländerbehörde konsequent umgesetzt und dafür als eine von wenigen Kommunen in NRW ihre dafür vom Land zur Verfügung gestellten Fördermittel in Höhe von ca. 400.000 Euro vollständig abgerufen. Mit diesen Mitteln hat die Stadt Dormagen die Ausländerbehörde gezielt modernisiert und deutliche Fortschritte bei Prozessen, Servicequalität und Effizienz erreicht.
Insgesamt hat die Verwaltung rund 30 Einzelmaßnahmen realisiert. Dazu zählten unter anderem umfangreiche Hardwarebeschaffungen, die sowohl den Bürgerservice als auch die Möglichkeiten des verteilten Arbeitens deutlich verbessert haben. Eingeführt wurden hierfür unter anderem moderne Prüfgeräte, Scanner, Videokonferenzsysteme, Notebooks, Signatur Tablets sowie spezielle Server zum Betrieb von KI-Verfahren.
Eine zentrale Voraussetzung für diese Modernisierung war die vollständige Digitalisierung aller Akten der Ausländerbehörde. So hat die Verwaltung rund 11.000 Akten mit einem Umfang von etwa 115 laufenden Metern digitalisiert. Diese stehen den Mitarbeitenden nun elektronisch zur Verfügung. Damit ist die Ausländerbehörde heute nahezu vollständig in der Lage, papierlos zu arbeiten.
Ergänzend hat die Verwaltung eine Dokumentenschließfachanlage beschafft, die künftig von Bürgerinnen und Bürgern zur Abholung offizieller Dokumente wie Aufenthaltstitel oder Reiseausweise genutzt werden kann. Dies ermöglicht den Empfang wichtiger Unterlagen auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten und steigert den Servicekomfort erheblich.
Darüber hinaus hat die Ausländerbehörde eine KI-Plattform mit einem speziell für die Ausländerbehörde entwickelten Agenten eingeführt. Diese sogenannte Erlassdatenbank unterstützt die Prüfung und Bearbeitung ausländerrechtlicher Genehmigungen mithilfe Künstlicher Intelligenz und trägt dazu bei, Prozesse deutlich zu beschleunigen und zu vereinfachen.
Zusätzlich kamen weitere Softwarelösungen zum Einsatz, darunter ein an die besonderen Anforderungen der Ausländerbehörde angepasstes Online-Terminvergabesystem sowie eine Robotic Process Automation Software (RPA). Letztere entlastet die Mitarbeitenden von wiederkehrenden, monotonen Tätigkeiten und schafft Freiräume für komplexere Aufgaben und den direkten Bürgerservice.
Besonders hervorzuheben ist die enge und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Ausländerbehörde und dem Amt für IT und Digitalisierung. „Die hervorragende Kooperation der beteiligten Ämter zeigt, welches Potenzial in einer gut abgestimmten Verwaltungsdigitalisierung steckt. Insgesamt ist mit der Digitalisierung der Ausländerbehörde ein Paradebeispiel dafür entstanden, wie die Digitalisierung in Richtung einer modernen Verwaltung in Deutschland funktionieren kann, wenn ausreichende finanzielle Mittel und eine klare Strategie vorhanden sind“, sagt der Erste Beigeordnete Fritz Bezold.
